Сайт izh.ru не поддерживается в вашей версии браузера. Обновите Internet Explorer до версии не ниже 10 или установите более современный браузер, например google chrome.

ОТДЕЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Начальник Отдела - Сбоев Андрей Викторович 
Кабинет: №120
Телефон: (3412) 41-41-43
Факс: (3412) 41-41-41

E-mail: main@izh.ru
Internet: http://www.izh.ru

Адрес: 426070, УР, г. Ижевск, ул. Пушкинская, 276
Номера кабинетов Отдела: 115, 120

Прием корреспонденции (кабинет №120):
Понедельник – четверг: с 8:30 до 17:30;
Пятница: с 8:30 до 16:30;  
Обед: с 12:00 до 12:48;
Технологические перерывы: с 10:00 до 10:15;с 12:48 до 13:00;с 15:00 до 15:15.

Отдел документационного обеспечения является структурным подразделением Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города. Отдел создан для организации документационного обеспечения и делопроизводства в Администрации города, осуществления контроля за соблюдением установленного порядка документирования управленческой деятельности, а также для организации временного архивного хранения документов Администрации города согласно номенклатуре дел.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Удмуртской Республики, действующим законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, Уставом муниципального образования «Город Ижевск», муниципальными правовыми актами органов и должностных лиц местного самоуправления муниципального образования «Город Ижевск», Положениями об Управлении и Отделе, утвержденными распоряжением Администрации города Ижевска от 05.11.2019 г. №424-к.

Задачи Отдела документационного обеспечения:

1. Совершенствование форм и методов работы с документами в Администрации города и ее структурных подразделениях.

2. Обеспечение функционирования единого порядка документирования управленческой деятельности с использованием системы электронного документооборота.

3. Осуществление документационного обеспечения деятельности Главы муниципального образования «Город Ижевск» и Заместителей Главы Администрации города.

4. Приём, обработка, учёт и регистрация писем и запросов, поступающих от юридических лиц и органов государственной власти, адресованных Главе муниципального образования «Город Ижевск» и Заместителям Главы Администрации города.

5. Прием входящей корреспонденции в адрес Главы муниципального образования «Город Ижевск», Администрации города Ижевска и ее должностных лиц с применением существующих средств телекоммуникаций (факс, электронная почта).

6. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации города и ее структурных подразделений.

7. Организация и осуществление контроля за соблюдением установленного порядка документирования и работы с документами в Администрации города.

8. Осуществление контроля исполнения документов должностными лицами Администрации города и ее структурными подразделениями в части исполнения сроков.

9. Ежемесячное представление сводных данных о нарушениях сроков исполнения документов на Комиссию по подведению итогов работы Администрации города.

10. Осуществление информационно-справочной работы, связанной с поступившими, внутренними, отправляемыми документами, запросами.

11. Ведение временного архивного фонда Администрации города.

12. Подготовка информационно – статистических, аналитических и других материалов по вопросам деятельности Отдела.

13. Организация временного хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Администрации города согласно номенклатуре дел.

14. Подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

Основные функции Отдела:

1. Приём, обработка, регистрация и рассылка поступающей в Администрацию города корреспонденции на имя Главы муниципального образования «Город Ижевск» и Заместителей Главы Администрации города, а также внутренних документов, образующихся в процессах выработки управленческих решений.

2. Приём, обработка и регистрация документов, подготовленных от имени Главы муниципального образования «Город Ижевск», Заместителей Главы Администрации города.

3. Обеспечение своевременной отправки писем и ответов, подготовленных от имени Главы муниципального образования «Город Ижевск», Заместителей Главы Администрации города, посредством почтового отправления, с помощью системы электронного документооборота, а также иными доступными средствами связи. Ведение реестра почтовых отправлений.

4. Контроль прохождения поступившей корреспонденции, а также внутренних документов, образующихся в процессах выработки управленческих решений от руководителей Администрации города до исполнителей и корреспондентов в установленные сроки.

5. Осуществление контроля за соблюдением сроков рассмотрения документов, поставленных на контроль, до момента их исполнения и направления в дело.

6. Приём входящей корреспонденции с применением существующих средств телекоммуникаций (факс, электронная почта).

7. Обеспечение рассылки документов доступными средствами связи (факс, электронная почта).

8. Разработка, утверждение и ведение сводной номенклатуры дел Администрации города.

9. Обеспечение надлежащего хранения законченных дел в течение установленных сроков.

10. Обеспечение своевременности и полноты передачи документов с постоянным сроком хранения в Архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города.

Поделиться страницей
08.07.2020
Информационно-аналитическоe управление Администрации города Ижевска © 1998-2020г.
При любом использовании материалов сайта ссылка (в Интернете - гиперссылка) обязательна